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SAI FARE IL CHECK-UP AL TUO TEAM?

A CURA DI GIUSEPPE ARDITI

Se vuoi agganciare la ripresa devi conoscere i tuoi collaboratori, porli nel giusto ruolo e monitorarli, così da abbattere i tempi di esecuzione delle attività e gli errori

La ripresa dal Covid, questioni energetiche e di costi a parte, è arrivata ed è stata agganciata da tutti i distributori, che ora si trovano con un business da portare avanti e con collaboratori deputati alle diverse funzioni. Proprio parlando dei tuoi collaboratori, sei sicuro che tutto stia andando perfettamente? Che le persone svolgano correttamente il ruolo che tu hai affidato loro e che ci sia sinergia e conoscenza reciproca tra le diverse aree aziendali? In una parola: è arrivato per te il momento di eseguire il check-up al tuo team.

PRIMA DI TUTTO IL MANSIONARIO

Se una persona non sa quali sono i propri compiti, passerà la giornata a cercare di capirli; sarà smarrita a livello di obiettivi e tu non potrai controllare il suo operato. Per evitare tutto ciò ti suggerisco di attivare e far firmare il mansionario. Il mansionario è un documento su cui è scritto, nero su bianco, quale ruolo una specifica persona deve seguire, in modo dettagliato; gli obiettivi, i colleghi, i tempi, le sedi, tutte le caratteristiche necessarie a definire l’attività. Farlo firmare è importantissimo, in quanto la persona si fa carico ufficialmente del suo ruolo. Questo può valere sia per chi è già in azienda, sia per i nuovi entrati: vedrai che il mansionario li aiuterà a prendere dimestichezza con la tua nuova realtà in tempi molto rapidi. Suggerisco anche, se possibile, di far visionare tutta l’azienda al nuovo arrivato, possibilmente da un collega, che lo introdurrà alle varie aree già facendolo sentire parte di una grande famiglia.

L’IMPORTANZA DELL’ORGANIGRAMMA AZIENDALE

Nel proseguire il check-up ti dico che non esiste azienda che non abbia un organigramma: se pensi che la tua possa sopravvivere ancora senza, lascia che ti confessi un segreto, non è così. Immagina un’orchestra: la partitura da suonare è l’organigramma. Cosa succederebbe a tutti – direttore, primo violino, singolo musicista – se la partitura non esistesse o, peggio, ciascuno ne suonasse una diversa? Il caos, che tradotto a livello di impresa, vuole dire perdita di denaro. L’organigramma, nel precisare i ruoli aziendali, nel definire chi-fa-cosa in modo che tutti siano allineati, aiuta le persone a remare nella giusta direzione del business, a sentirsi parte di un progetto di rilievo. Ecco perché l’organigramma non deve essere tenuto chiuso in uno dei tuoi cassetti, ma deve essere condiviso con tutti i collaboratori, in modo che sia ben conosciuto. Suggerisco anche di affiggerlo nei corridoi più frequentati, come “memo” nel caso qualcuno avesse bisogno di riferirsi a un superiore o a un collega.

COSA PUOI OTTENERE?

Così facendo, numeri alla mano, con mansionario e organigramma, ti posso assicurare che otterrai due grandissimi risultati: diminuirai i tempi di esecuzione delle mansioni (perché le persone sapranno bene cosa fare e con quali modalità e riferendosi a chi) e anche il numero degli errori commessi dai collaboratori. È come se in questo modo, con questi due strumenti, tu finalmente portassi a un livello superiore la gestione dell’azienda: non importa se la tua realtà ha cinque o cinquanta dipendenti, il ragionamento vale per chi è piccolo e per chi è grande. Il check-up della vita aziendale, positivo, che ispira, che fa sentire coinvolti, che indica la strada, è già metà del risultato che volevi ottenere, è già metà del fatturato che devi raggiungere ogni mese. Sempre ricordando che tutto parte da te, per quanto riguarda le motivazioni e gli strumenti da consegnare al team.

Come infatti ricorda Brian Tracy: «I leader danno il tono all’intera organizzazione».

giuseppe arditi presidente Ursa Major Group e vicepresidente di Rete Horeca e Agrodipab

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