Contratto scritto, clausole obbligatorie e accessorie, accettazione di entrambe le parti. Una guida per capire come applicare correttamente gli obblighi del D.Lgs 198/2021
Nel quadro del contrasto alle pratiche commerciali sleali nei rapporti contrattuali fra le imprese, si inserisce il D.Lgs 198/2021. Normativa che riguarda da vicino l’operatività quotidiana di fornitori e distributori da una parte ed esercenti e professionisti dell’Horeca dall’altra. Una normativa che si applica a tutti i rapporti commerciali B2B, tra distributore ed esercente così come tra distributore e distributore, nell’ambito del territorio nazionale e che mira a sanare gli squilibri di potere nelle pratiche commerciali come, ad esempio, la possibilità di modifica unilaterale delle condizioni contrattuali di un accordo di fornitura già conclusa.
TIPOLOGIE DI CONTRATTO COINVOLTE
Il D.Lgs 198/2021 si applica nell’esecuzione di diverse tipologie di contratti:
a) contratti di vendita anche con consegne ripartite (cioè un’unica prestazione con consegne in tempi diversi)
b) contratti di fornitura o somministrazione (che prevedono prestazioni periodiche o continuative)
c) contratti di distribuzione commerciale (che consistono in accordi con cui il distributore acquista beni dal produttore per poi rivenderli a terzi)
I PRODOTTI INTERESSATI
La normativa si applica ai seguenti prodotti: a) prodotti agricoli e alimentari indicati nell’elenco del trattato sul funzionamento dell’Unione Europea; b) prodotti intesi “deperibili” cioè che per loro natura o nella fase della loro trasformazione potrebbero diventare inadatti alla vendita entro 30 giorni dalla raccolta, produzione o trasformazione, nonché i prodotti a base di carne con determinate caratteristiche fisico-chimiche; c) prodotti preconfezionati che riportano una data di scadenza o un termine minimo di conservazione non superiore a 60 giorni; d) prodotti sfusi, anche se posti in involucro protettivo o refrigerati, non sottoposti a trattamenti atti a prolungare la durabilità degli stessi per un periodo superiore a 60 giorni; e) tutti i tipi di latte.
COSA OCCORRE FARE? IL CONTRATTO SCRITTO
La normativa richiede l’adozione della forma del contratto scritto di cessione/fornitura, con l’accettazione di entrambe le parti prima che l’esecuzione della cessione/fornitura abbia inizio. La forma scritta prevista dal D.lgs. 198/21 non è molto diversa dalla compilazione di un ordine o di una fattura accompagnatoria documento di trasporto. La corretta adozione di una conferma scritta e timbrata dal cliente tutela il distributore/fornitore anche in caso di contenzioso per mancato pagamento. Le condizioni concordate della cessione/fornitura dovranno essere riportate per iscritto ed essere accettate (trattandosi di contratto, non di atto unilaterale) tanto dal fornitore quanto dall’acquirente.
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LA CORRETTA PROCEDURA AI SENSI DEL D.LGS 198/21
“Il rifiuto della conferma d’ordine da parte dell’acquirente è considerato pratica commerciale sleale”
CON O SENZA ACCORDO QUADRO
Il D.lgs 198/21 prevede due modalità di forma scritta del contratto: con accordo quadro, modalità non obbligatoria ma facoltativa, e senza accordo quadro. Nel caso in cui non si predisponga un accordo quadro, sarà necessario che i modelli degli “ordini di acquisto” siano aggiornati. Il tradizionale ordine o fattura accompagnatoria cambia nome e diventa «accordo di cessione/fornitura ai sensi del D.lgs 198/2021» oppure «ordine di fornitura ai sensi del D.lgs 198/2021». Tale modello andrà compilato al momento del ricevimento dell’ordine da parte dell’acquirente.
LA CONFERMA D’ORDINE: OBBLIGO E SANZIONI
Gli ordini telefonici non dovranno più essere evasi e l’ordine dovrà essere accettato (con logo/timbro e sottoscrizione) tanto dal fornitore/venditore quanto dall’acquirente. L’acquirente non potrà rifiutarsi di confermare per iscritto l’ordine proveniente dal fornitore qualora il fornitore formuli al primo espressa richiesta di conferma, anche via email (es. via mail “Vi chiediamo cortesemente di confermarci le condizioni di fornitura di cui all’ordine allegato, restituendocelo via mail sottoscritto”). Il rifiuto della conferma d’ordine da parte dell’acquirente è considerato pratica commerciale sleale ed è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria fino al 5% del fatturato realizzato nell’ultimo esercizio precedente all’accertamento. La sanzione in ogni caso non può essere inferiore a 2.000€.
COME AGGIORNARE I MODELLI DI ACQUISTO?
Se non si prevede l’accordo quadro, sarà sufficiente aggiornare i modelli degli “ordini di acquisto” di modo che questi contengano: le clausole essenziali della cessione/fornitura (quantità e caratteristiche del prodotto venduto, il prezzo, le modalità e le tempistiche di pagamento, le modalità e le tempistiche della consegna); le clausole accessorie della cessione/fornitura, eventualmente preimpostando quelle ricorrenti, oltre ad una zona vuota, da riempire inserendo le clausole contrattuali specifiche della fornitura.
“ È obbligatorio sottoscrivere un contratto scritto di cessione/fornitura, con l’accettazione di entrambe le parti ”
DURATA ACCORDO E MODALITÀ
SE L’ACQUIRENTE DI PRODOTTI BEVERAGE O ALIMENTARI È:
DURATA ACCORDO/CONTRATTO
Qual è la durata dell’accordo o contratto? Se l’acquirente di prodotti beverage o alimentari è un soggetto che esercita l’attività di somministrazione in un pubblico esercizi come, per esempio, un ristorante, una pizzeria, una birreria, un bar, un caffè, una gelateria, una pasticceria, una sala da ballo, una sala da gioco o un locale notturno, l’accordo o contratto non prevede una durata minima. Se l’acquirente di prodotti beverage o alimentari è invece un soggetto diverso da quelli indicati al punto precedente l’accordo o contratto dovrà avere durata minima di 12 mesi.
“Il tradizionale ordine o fattura accompagnatoria cambia nome”
DA SAPERE
I DATI CHE DEVONO RISULTARE NELL’ORDINE-ACCORDO
CLAUSOLE OBBLIGATORIE
- TIMBRO AZIENDALE CON TUTTI I DATI
- NOME E COGNOME DELLA PERSONA CHE STA VENDENDO E ACQUISTANDO
- CLAUSOLE ESSENZIALI DELLA CESSIONE/FORNITURA (QUANTITÀ E CARATTERISTICHE
DEL PRODOTTO VENDUTO, SCADENZA DEI PRODOTTI, IL PREZZO FISSO O DETERMINABILE
IN BASE A CRITERI SCELTI DALLE PARTI, LE MODALITÀ E LE TEMPISTICHE DI PAGAMENTO E DI CONSEGNA) CHE VARIANO A SECONDA DEL TIPO DI CONTRATTO (CONSEGNA PERIODICA E NON PERIODICA)
CLAUSOLE ACCESSORIE
- RESI (MODALITÀ, TEMPISTICHE, QUANTIFICAZIONE DEGLI ADDEBITI PER I MANCATI)
- INVENDUTO
- COMODATO DI ALCUNI BENI COLLEGATI AL PRODOTTO DI FORNITURA
- FORNITURA ACCESSORIA INTESA COME SERVIZI DI MARKETING, PROMOTING, OMAGGI E MATERIALI POP ECC…
PRATICHE COMMERCIALI E CLAUSOLE CONTRATTUALI VIETATE:
Sono sempre vietate le clausole che:
- prevedono termini di pagamento superiori a quelli sopra citati 30 gg per la merce deperibile
(scadenza sotto i 60 gg), 60 per quelle non deperibili
- consentono a una delle due parti (acquirente o fornitore/venditore) di modificare le condizioni concordate senza il consenso di una delle due parti
- consentono al fornitore o venditore di richiedere pagamento che non sono connessi alla vendita dei prodotti agricoli e alimentari
- che obbligano il fornitore a farsi carico dei costi per il deterioramento o la perdita di prodotti agri coli e alimentari che si verificano dopo la consegna, purché il deterioramento o la perdita non siano stati causati da negligenza del venditore
- consentono all’acquirente di addebitare al fornitore/venditore il costo per i reclami dei clienti relati vi alla vendita dei prodotti, qualora non risultino negligenze imputabili al fornitore
PRATICHE COMMERCIALI E CLAUSOLE CONTRATTUALI CONSENTITE SOLO SE PREVIAMENTE CONCORDATE
Sono consentite le seguenti clausole solo se fornitore e acquirente le hanno concordate e espresse nell’ordine di fornitura per iscritto. Si tratta di tutte quelle clausole che consentono all’acquirente:
- di restituire al fornitore i prodotti agricoli e alimentari rimasti invenduti, senza corrispondere alcun pagamento per tali prodotti o per il loro smaltimento
- di richiedere al fornitore pagamenti come condizione per l’immagazzinamento, esposizione, inserimento in listino dei suoi prodotti, o per la messa in commercio degli stessi
- di richiedere al fornitore di farsi carico, in tutto o in parte, del costo degli sconti sui prodotti venduti dall’acquirente come parte di una promozione, a meno che, prima di una promozione avviata dall’acquirente, quest’ultimo ne specifichi il periodo e indichi la quantità prevista dei prodotti agri coli e alimentari da ordinare a prezzo scontato
- di richiedere al fornitore di farsi carico dei costi della pubblicità, effettuata dall’acquirente, dei pro dotti agricoli e alimentari
- di richiedere al fornitore di farsi carico dei costi per il marketing dei prodotti agricoli e alimentari effettuata dall’acquirente;
- di richiedere al fornitore di farsi carico dei costi del personale incaricato di organizzare gli spazi destinati alla vendita dei prodotti del fornitore
TERMINI DI PAGAMENTO
NON OLTRE 30 GIORNI*
nei contratti di cessione con consegna pattuita
a) su base periodica per prodotti agricoli o alimentari deperibili
b) su base non periodica per prodotti agricoli o alimentari deperibili
NON OLTRE 60 GIORNI*
nei contratti di cessione con consegna pattuita
a) su base periodica per prodotti agricoli o alimentari non deperibili
b) su base non periodica prodotti agricoli o alimentari non deperibili
*CALCOLATI NON DALLA DATA FATTURA MA:
- per le consegne su base periodica: dal termine del periodo di consegna convenuto in cui le consegne sono state effettuate, che in ogni caso non può essere superiore a un mese, oppure dalla data in cui è stabilito l’importo da corrispondere per il periodo di consegna in questione, a seconda di quale delle due date sia successiva
- per le consegne su base non periodica: dalla data di consegna oppure dalla data in cui è stabilito l’importo da corrispondere, a seconda di quale delle due date sia successiva
DEFINIZIONE
COSA SI INTENDE PER PRODOTTI AGRICOLI E ALIMENTARI DEPERIBILI?
I prodotti agricoli e alimentari che:
- per loro natura o nella fase della loro trasformazione potrebbero diventare inadatti alla vendita entro 30 giorni dalla raccolta, produzione o trasformazione
- preconfezionati che riportano una data di scadenza o un termine minimo di conservazione non superiore a 60 giorni
- sfusi, anche se posti in involucro protettivo o refrigerati, non sottoposti a trattamenti atti a prolungare la durabilità degli stessi per un periodo superiore a 60 giorni
- prodotti a base di carne che presentino una tra le seguenti caratteristiche fisico-chimiche: aw superiore a 0,95 e pH superiore a 5,2 oppure aw superiore a 0,91 oppure pH uguale o superiore a 4,5
- tutti i tipi di latte
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